O SEFAZ emite uma chave de autorização eletrônica que deve ser transformada em um código de barras e impressa no conhecimento de embarque (DANF-e) que acompanha o embarque. Os funcionários da polícia ou da alfândega podem parar o caminhão de entrega e verificar o DANF-e para garantir que os produtos no caminhão correspondam à autorização no arquivo no banco de dados SEFAZ. Se houver alguma discrepância, a empresa pode enfrentar penalidades severas ou multas.
"Os processos de conformidade regulamentar no Brasil estão entre os requisitos de eInvoice mais completos e únicos do mundo, e muitas empresas não possuem a infra-estrutura necessária para suportar as interações em tempo real entre os sistemas de TI de uma empresa e SEFAZ", disse Scott Lewin, presidente Crossgate, Inc.
"Com os prazos de conformidade que se aproximam rapidamente e os novos requisitos que chegam em 2011, as empresas precisam encontrar um serviço B2B gerenciado que possa enviar e receber os formatos XML necessários e aderir aos mandatos definidos pelo SEFAZ, alavancando sua infra-estrutura de TI existente investimentos ". Para outros sete clientes da SAP no Brasil, essa solução é o B2B 360 Services e a Rede de cobrança eletrônica da Crossgate.
Como funciona os serviços da NF-e
O serviço NF-e da chave Crossgate está totalmente integrado com a SAP e oferece integração em tempo real com o SEFAZ. Quando um cliente cria uma nota fiscal na SAP, a Crossgate converte-a do formato IDOC para o formato XML compatível com SEFAZ e envia-a para a rede de cobrança eletrônica da Crossgate.
Lá está logado, assinado digitalmente, validado para conformidade e transmitido em tempo real para servidores SEFAZ para aprovação. Após a aprovação, a mensagem é arquivada na plataforma de facturação eletrônica da Crossgate antes de ser encaminhada para o cliente para imprimir e atualizar para a SAP. O arquivo XML aprovado é convertido em um DANF-e para envio, e uma cópia do NF-e é transmitida ao receptor antes do envio. Durante todo o ciclo de vida da nota fiscal, as mensagens de status são monitoradas usando o Cockpit Notarial da Crossgate no SAP.
Se uma nota fiscal for rejeitada pelo SEFAZ porque não combina seus dados mestres, as etapas necessárias para reprocessá-lo podem ser demoradas e pesadas se tiverem que ser feitas manualmente. O cliente deve cancelar todos os documentos de cobrança, corrigir os dados mestre em seu sistema e, em seguida, reeditar os documentos para iniciar o processo novamente. Mas com a solução Crossgate, o cliente pode simplesmente corrigir os dados mestre e clicar em um botão. A Crossgate cria um novo IDOC, o envia novamente e é aprovado automaticamente.
A solução da Crossgate também oferece suporte à integração completa da SEFAZ para receber e validar faturas eletrônicas. Como a solução Crossgate está completamente integrada com a SAP, as empresas podem integrar seu processo eInvoice com processos de recebimento MIGO e MIRO. O MIGO com um clique e o MIRO de um clique, com base nos dados NF-e de entrada, proporcionam aos gerentes financeiros um tremendo poder para melhorar ainda mais seus processos de recebimento.
A habilitação chave na mão da Crossgate é totalmente integrada com o SAP, oferece suporte a processos de envio e recebimento completos, permite que as empresas continuem mesmo quando a conectividade ao SEFAZ é interrompida, integra-se aos processos de recebimento MIGO e MIRO e está totalmente em conformidade com as iniciativas da Nota Fiscal Eletronica.
"A solução Crossgate fornece monitoramento e validação integrados em tempo real, para ajudar os clientes da SAP a cumprir os regulamentos de conformidade de forma muito mais rápida e eficiente", diz Lewin. "E nós gerenciamos tudo como um serviço, com um escritório local composto por pessoas que falam a língua local.
Conhecemos os processos e podemos ajudar as empresas a evitar potenciais multas de não conformidade e atrasos na implementação. "Os esforços de conformidade regulamentar podem ser demorados e difíceis, mas os serviços B2B 360 da Crossgate e a Rede de cobrança eletrônica tornam a conformidade fácil para empresas em mais do que 38 países.
Sobre a Crossgate
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